১. লকডাউন আরোপিত হলে যদি কারখানা তার আওতায় পড়ে এবং বন্ধ রাখতে হয়, সেক্ষেত্রে প্রধান কার্যালয়ের প্ল্যানিং ম্যানেজার, সংশ্লিষ্ট কারখানার উৎপাদন ও প্রশাসনিক প্রধান সমন্বয় সাধন করে ওই কারখানার পণ্য ও কাঁচামাল অতি দ্রূত অন্যান্য সহযোগি কারখানায় স্থানান্তর করতে হবে। সেক্ষেত্রে ওই কারখানার উৎপাদন পরিকল্পনা সমন্বয়, সংশোধন ও বাস্তবায়নে সংশ্লিষ্ট মার্চেন্ডাইজারকে অবহিত করতে হবে। কমার্শিয়াল হেডকেও অবহিত করতে হবে। প্রধান কার্যালয়ের স্যাম্পল স্টাফদের কারখানায় কাজ করানো যেতে পারে-যদি সংশ্লিষ্ট মার্চেন্ডাইজ ম্যানেজার তেমনটা মনে করেন, আর কারখানায় তেমন লজিস্টিক সাপোর্ট থাকে। প্রোডাকশন কোনো কারখানায় শিফট হলে পূর্বের কারখানার প্রোডাকশন স্টাফদের একটি অংশ ওই নতুন কারখানায় প্রোডাকশন ফলোআপের জন্য নিয়মিত ভিজিট ও কোর্ডিনেশন বজায় রাখবেন।
২. লকডাউনে কোনো অফিস/কারখানা বন্ধ থাকলে বা কোনো কর্মী লকডাউনকৃত এলাকায় থাকার কারনে অফিসে আসতে না পারলে, প্রযোজ্য ক্ষেত্রে তারা হোম অফিস করবেন। লকডাইনকালীন তারা সাধারন ছুটির আওতায় সবেতনে কাজে বহাল থাকবেন।
৩. চলমান ও যেকোনো ভবিষ্যত অনুরূপ পরিস্থিতি মোকাবেলায় এখন হতে প্রযোজ্য কর্মীদের ডেস্কটপের পরিবর্তে ল্যাপটপ প্রদান করা যেতে পারে। বিশেষত সকল ম্যানেজার ও তদুর্ধ পজিশনের ব্যক্তি, যারা পিসি ব্যবহার করেন তাদের সকলকে ল্যাপটপ প্রদান করা যেতে পারে। পাশাপাশি প্রযোজ্য মার্চেন্ডাইজ স্টাফ, পে-রোল স্টাফ, একাউন্টস ও কমার্শিয়াল স্টাফকেও ল্যাপটপ প্রদান করা যায়।
৪. সকল এইচআর লোকাল সার্ভারগুলোকে একটি সেন্ট্রাল সার্ভারের আওতায় এনে সফটওয়্যারকে অনলাইন বেজড করতে হবে।
৫. জরুরী অবস্থায় কারখানার কিছু অতি গুরুত্বপূর্ন স্টাফকে কারখানার ভিতরেই ডরমিটরিতে থাকা ও খাওয়ার সুব্যবস্থা করতে হবে।
৬. জরুরী অবস্থা বা লকডাউনে কাউকে গুরুত্বপূর্ন এ্যাসাইনমেন্টের জন্য অফিসে আনানো হলে তাকে প্রযোজ্য কনভেন্স বিল কিংবা ট্রান্সপোর্টসহ লাঞ্চ/ডিনার সরবরাহ করা যেতে পারে। লকডাউন এলাকা হতে গাড়ি বের হতে না পারলে নিকটবর্তি কোনো স্পটে গাড়ি যাবে। ওই কর্মকর্তা কর্তৃপক্ষের কাছ থেকে অনুমতি সাপেক্ষে বের হতে পারলে ওই স্পট হতে গাড়ি এভেইল করে যাতায়াত করবেন।
৭. এক্সিকিউটিভ সদস্যদের সবাই, প্রোডাকশন বিভাগগুলোর ম্যানেজার ও তদুর্ধ সদস্যদের সবাইকে একটি কমোন ভাইবার ফোরামে নিয়ে আসা দরকার। যাতে তথ্যপ্রবাহ ও ইন্সট্রাকশন দ্রূত আদানপ্রদান করা যায়।
৮. প্রত্যেকের ল্যাপটপ বা মোবাইলে যতটা সম্ভব ডকুমেন্ট কপি রাখতে হবে। যা হোম অফিস করলে কাজে দেবে।
৯. কিছু অতি জরুরী ডকুমেন্ট রোজ সাথে ক্যারি করতে হবে। যাতে হুট করে লকডাউন হলে ডকুমেন্ট অফিসে আটক না হয়ে পড়ে। ওই ডকুমেন্টের নিরাপত্তা নিশ্চিত করতে হবে।
১০. প্রতিটি স্টাফেকে মোবাইলে ও ল্যাপটপে ভাইবার, মেইল, স্কাইপ সচল করতে ও ব্যবহারে অভ্যস্ত করতে হবে।
১১. প্রতিটি টীম সবাইকে নিয়ে একটি প্ল্যান করবে, যে, লকডাউনে আটকা পড়লে কীভাবে টীমের কাজ চলবে। লক ডাউন চলাকালীন প্রতিটি কর্মীকে অফিস সময়ে অনলাইন থেকে জরুরী সাপোর্ট ও কাজ চালিয়ে যেতে হবে।
১২. প্রত্যেকে তার নিকট রক্ষিত ডকুমেন্ট সবার জন্য একসেসিবল রাখবে। যাতে সে না এলে অন্য কেউ সেটা খুঁজে কাজ চালাতে পারে।
১৩. কম্পিউটারের পাসওয়ার্ড সহকর্মী বা আইটিকে দিয়ে রাখতে হবে। যাতে একজন আটকা পড়লে অন্যজন তার পিসি একসেস করতে পারেন।
১৪. প্রত্যেক কর্মী তার আইডি কার্ড, বিজনেস কার্ড ক্যারি করবেন যাতে তা প্রদর্শন করে অফিসে আসার ব্যপারে সহায়তা চাইতে পারেন। যে কেউ লকডাউনে আটকা পড়লে সাথে সাথে বিভাগীয় প্রধান এবং প্রশাসন বা এইচআরে যোগাযোগ করবেন। কেউ বিনা যোগাযোগে নিচেষ্ট বসে থাকা বা যোগাযোগ বিচ্ছিন্ন হয়ে থাকবেন না।
১৫. অফিসে প্রত্যেকের কাজের একজন ব্যাকআপ তৈরী করতে হবে। যেন, একজন না আসতে পারলে আরেকজন জরুরী কাজ চালাতে পারে। ১৬. প্রতেকেই নিজ নিজ আবাসিক এলাকা বাদে অন্য এলাকায় যাতায়াত কমিয়ে আনবেন।
১৭. মোবাইলে যথেষ্ট ডাটা রাখুন। মোবাইল হটস্পট ব্যবহার করে কাজ করতে শিখুন। বাসায় ব্রডব্যান্ড লাগানোর জন্য উৎসাহিত করতে হবে। ১৮. প্রতিটি টীমের একটি গ্রূপ স্কাইপ কনফারেন্স করার ব্যবস্থা রাখতে হবে। টীম প্রধানের কাছে সবার স্কাইপ আইডি থাকবে। ১৯. সিনিয়র ম্যানেজমেন্টের সদস্যরা যার যার কারখানা বা অফিস লকডাউনে বন্ধ হলে গ্রূপের অন্যান্য সদস্য কারখানায় নিয়মিত ভিজিট করে তথ্য, জ্ঞান, অভিজ্ঞতা বিনিময়সহ যোগাযোগ ও সৌহার্দ্য বৃদ্ধির কাজ চালিয়ে যেতে পারেন। লকডাউন মানেই সবকিছু হতে বিচ্ছিন্ন হয়ে বসে থাকা নয়।
#contingencyplan #corona #covid19planning #newnormal #pandemicpreparation