ভাল ইন্টারভিউ নেবার পদ্ধতি:
ইন্টারভিউ নেওয়ার আগে, HR পুরো ইন্টারভিউ প্রক্রিয়া ও SOP ডিজাইন করে নিতে হবে।
HR-এর আরও কাজ হলো এই প্রক্রিয়াকে কম্পিটেন্সি ফ্রেমের (দক্ষতা কাঠামো) সাথে সংযুক্ত করা। সাধারণত আমরা একটি ২০০ নম্বরের অ্যাসেসমেন্ট সিস্টেম পরামর্শ দেই/অনুশীলন করি, যা নিম্নরূপ:
• ১০০ নম্বর লিখিত টেকনিক্যাল (অভিজ্ঞদের জন্য) অথবা কমপ্রিহেনসিভ MCQ (ফ্রেশার ও জুনিয়রদের জন্য)
• ৪০ নম্বর HR ভাইভা (বেসিক সফট স্কিল ভিত্তিক)
• ৩০ নম্বর ICT literacy
• ১৬ নম্বর একাডেমিক ব্যাকগ্রাউন্ড
• ৪ নম্বর শারীরিক ও মানসিক সক্ষমতা
• ১০ নম্বর অভিজ্ঞতা।
প্রতিটি পদ ও বিভাগের জন্য প্রয়োজনীয় ন্যূনতম সম্মিলিত স্কোরের একটি বেন্চমার্কও থাকে।
যখন HR এগুলো সম্পূর্ণ করে ফেলবে, তখন মেইল বা SMS এর মাধ্যমে ইন্টারভিউ শিডিউল ঠিক করতে হবে। ইন্টারভিউ ভার্চুয়াল বা সরাসরি হতে পারে।
এখানে আমরা পুরো প্রার্থী মূল্যায়ন প্রক্রিয়া নয়, শুধু ভাইভা পার্ট আলোচনা করছি।
এই ইন্টারভিউর নম্বর অন্যান্য অ্যাসেসমেন্ট চ্যাপ্টারের নম্বরের সাথে যোগ হবে এবং শেষে একটি সম্মিলিত স্কোরশীট তৈরি হবে, যার ভিত্তিতে Chief Employment Officer (সাধারণত HoHR) নিয়োগের চূড়ান্ত সিদ্ধান্ত নেবেন।
প্রত্যাশা থাকে যে, ইন্টারভিউ বোর্ড গঠিত হবে সংশ্লিষ্ট বিভাগের প্রতিনিধিদের নিয়ে।
বোর্ডের সদস্যদের ইন্টারভিউ SOP ও সাধারণ আচরণবিধি সম্পর্কে ব্রিফ করতে হবে।
যদি অনলাইন ইন্টারভিউ হয়, তবে অনলাইন সিস্টেম সম্পর্কেও ব্রিফিং দিতে হবে। প্রয়োজনে মক ট্রায়াল নেওয়া যেতে পারে।
প্রক্রিয়ার শুরুতে
HR ব্যক্তি প্রার্থীকে স্বাগত জানাবেন এবং দুই পক্ষের পরিচয় করিয়ে দেবেন।
এরপর HR interviewer জিজ্ঞাসা করবেন, প্রার্থী কি তার আবেদনকৃত পদের বিষয়ে অবগত কিনা।
এরপর প্রার্থীকে স্বস্তি ও আত্মবিশ্বাসী করার জন্য কিছু সময় দেওয়া হবে।
তখন HR-এর প্রশ্নোত্তর শুরু হবে। উদাহরণস্বরূপ:
নমুনা প্রশ্নাবলী
১. Mr. X, আপনার পোটেনশিয়াল, মূল দক্ষতা ও বিশেষত্বগুলো বলুন যা একাডেমিক ও পেশাগত অভিজ্ঞতা থেকে অর্জন করেছেন এবং যেগুলোর সাথে আপনার বর্তমান প্রার্থিতার সম্পর্ক আছে। (ইংরেজিতে)
২. আপনার অর্জন, অবদান, সাফল্য ও অতিরিক্ত কার্যক্রমগুলো বলুন।
৩. আপনি কেন এই পদের জন্য আবেদন করেছেন এবং এই চাকরিটি নিয়ে আপনার পরিকল্পনা কী? (ইংরেজিতে)
৪. আপনার ক্যারিয়ার লক্ষ্য ও ভবিষ্যৎ স্বপ্ন কী?
৫. আপনি চাকরি করতে চান কেন? আমাদের কোম্পানিতেই কেন চাকরি করতে চান?
৬. আমাদের সম্পর্কে কী জানেন? বর্তমান চাকরি ছেড়ে আসতে চান কেন?
৭. বর্তমানে কী কী দায়িত্ব পালন করছেন?
এ পর্যায়ে বোর্ডের সকল সদস্য টেকনিক্যাল বা অন্য ভাইভা প্রশ্ন করতে পারবেন (লিখিত বা মৌখিক প্রশ্নমালার ভিত্তিতে)।
সেশনের শেষ দুইটি প্রশ্ন
৮. আপনার প্রত্যাশিত বেতন ও সুবিধা কত? নিয়োগ নিশ্চিত হলে জয়েন করতে কতদিন লাগবে?
৯. আমাদের কাছে আপনার কোনো প্রশ্ন আছে কি?
শেষপর্যায়ে
HR interviewer প্রার্থী ও অন্যান্য বোর্ড সদস্যদের ধন্যবাদ জানাবেন এবং সেশন সমাপ্ত করবেন:
“সবাইকে ধন্যবাদ ইন্টারভিউতে অংশগ্রহণের জন্য ও আমাদের সময় দেওয়ার জন্য। Mr. X, আপনার সাথে কথা বলে ভালো লাগলো। আমরা বিশ্বাস করি, আপনি একজন সম্ভাবনাময় ও যোগ্য ব্যক্তি এবং আপনার সামনে উজ্জ্বল ভবিষ্যৎ আছে। এখন আমরা আপনার প্রোফাইল ও সার্বিক পারফরম্যান্স পর্যালোচনা করবো এবং আগামী ৭২ ঘণ্টার মধ্যে আমাদের ফিডব্যাক জানাবো। যদি কোনো ফিডব্যাক না আসে, ধরে নেবেন এইবার আমরা পজিটিভ নই। তবে, আপনার ভবিষ্যৎ সবসময়েই শুভ কামনা করি।
ভাল ইন্টারভিউ নেবার কিছু আদব:
ইন্টারভিউ কী করে এটেন্ড করতে হয়, কীভাবে সুন্দর করে কথা বলতে হয়, কীভাবে আদব লেহাজ দেখিয়ে চলতে হয়, কীভাবে নম্র ও স্মার্টলী ফেস করতে হয়-মানে একজন ইন্টারভিউইকে কীভাবে সবরকম দিক হতে সতর্ক করা সম্ভব, তার হাজার হাজার ভিডিও বা টেক্সট পাবেন নেটে।
এসব দেখে দেখে আমার কাছে মনে হয়, সর্বতভাবে একজন ইন্টারভিউইকে মোটামুটি মুরগীর মতো থাকতে হয় বা থাকতে শেখানো হয়। কিংবা অনেকটা ফাঁসীর আসামীর মতো। যেন, একটু এদিক সেদিক হলে ইন্টারভিউয়ার মাইন্ড না করে বসেন, তার কোনো একটা খুঁত বের করতে না পারেন। ইন্টারভিউয়ার থাকেন ডোনাল্ড ট্রাম্পের মতোন। যা মনে চায় তা করবেন, জিজ্ঞেস করবেন, এমনকি তিনি চাইলে ইন্টারভিউ বোর্ডে বসেই বগল চুলকাতে পারেন (হাসবেন না, নিজে দেখেছি।) অথচ ইন্টারভিউই হাঁচি আসলেও এমনভাবে চেপে থাকে, হাঁচির বায়ু চাপতে গিয়ে পশ্চাৎবায়ু নির্গত হয়ে বসে। অনেকটা এমন, যেন প্রার্থী সেখানে তার কর্মদক্ষতা ও জ্ঞানের প্রমান দিতে যাননি, গেছেন তার আদব লেহাজের পরীক্ষা দিতে। হায় দেশ!
কবে এদেশে একজন ইন্টারভিউয়ার বা এইচআর অফিসার তার সামনে বসা প্রার্থীর জব সংক্রান্ত যোগ্যতা, জ্ঞান ও দক্ষতার বাইরে অন্য কিছুর দিকে নজর দেয়া বন্ধ করবে? কবে এদেশে ইন্টারভিউইকে বাড়ির নতুন বউয়ের মতো চোরের চাকর হয়ে না থেকে আত্মসম্মানের সাথে, ব্যক্তিত্বের ও হ্যাডমের সাথে ইন্টারভিউ দেবার মতো পরিবেশ তৈরী হবে? ইন্টারভিউ কীভাবে দেবেন-তা নিয়ে তো প্রচুর কনটেন্ট আছে। একটু দেখি, কীভাবে ইন্টারভিউ নিলে চাকরিপ্রার্থীদের যন্ত্রনা একটু হলেও কমবে।
আমি এই ছোট্ট লেখাটি বিশেষ একজন মানুষের অনুরোধে তার জন্য প্রথমে লিখি। তিনি লেখাটি তার একটি বিশেষ কাজে ব্যবহার করবেন। আমার বিশ্বাস, তার ওই কাজের মধ্য দিয়ে অনেক মানুষ উপকৃত হবে। তার দেয়া একটি ছোট ড্রাফটকে আমার নিজস্ব ধারনা দিয়ে রিফ্রেজ করার অনুরোধ করেছিলেন তিনি। লিখতে গিয়ে দেখি বেশকিছু গুরুত্বপূর্ন দিক আমি লিখতে পেরেছি। আমার ওই বন্ধুবরের অফিশিয়াল কাজে লাগার ফাঁকে আমি আমার পাঠকদের জন্য শেয়ার করলাম। হয়তো আপনাদের মধ্যে অনেকেই আছেন, যাদের কাজে লাগবে। তবে লেখার মূল ক্রেডিট, আমাকে লেখানোর ক্রেডিট ওই ভাইয়ের। এই লেখাটি তিনি অবশ্যই তার মিশনে কাজে লাগাতে পারবেন বিনা দ্বিধায়।
১. প্রতিষ্ঠানের নির্দিষ্ট পদে লোক নেবার রিকুইজিশন, পারমিশন, জব ডেসক্রিপশন, স্যালারী রেঞ্জ, অরগানোগ্রাম আগে হতেই ব্যবস্থাপনা কর্তৃপক্ষের অনুমোদন করিয়ে রাখা।
২. ইন্টারভিউ এর বিস্তারিত পরিকল্পনা করা। স্থান, সময়, ইন্টারভিউয়ার লিস্ট ইত্যাদি প্রস্তুত ও সংশ্লিষ্ট সবাইকে অবহিত করা।
৩. ইন্টারভিউয়ের প্রশ্ন, উত্তর, স্কোর বেঞ্চমার্ক তৈরী রাখা। ভাইবা, রিটেনের সব পেপার, স্কোরশীটসহ ইন্টারভিউ সংক্রান্ত সব কাজ ডকুমেনটেড রাখা।
৪. কমপক্ষে ২টি মাধ্যমে প্রার্থীকে জানানো। সেটা হতে পারে-মোবাইল মেসেজ/ইমেইল/ফোন কল। কমপক্ষে ২ দিন সময় দিয়ে প্রার্থীকে ডাকা। সম্ভব হলে সকালের দিকে প্রার্থীকে ডাকা।
৫. মেসেজ/মেইল বা ফোন কল-যেটাই করুন, তখন তার প্রার্থীত পদের নাম, কোম্পানির নাম, ঠিকানা, ইন্টারভিউ এর তারিখ, সময়, রিপোর্টিং টাইম, রিটেন নাকি ভাইভা হবে, কোন ডকুমেন্ট আনতে হবে কিনা তা জানানো। সম্ভব হলে আপনার প্রতিষ্ঠানের ওয়েবসাইট আইডি, গুগল ম্যাপের লোকেশন ও একজন দায়ীত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তির কনটাক্ট তাকে দিয়ে দেয়া।
৬. ইন্টারভিউয়ের সিকোয়েন্স ও কন্টিনিউয়েশন যতটা পারা যায় কমানো। একদিন শেষ করতে পারলে বেস্ট। বিশেষ করে প্রার্থীকে যদি দূর কোনো স্থান হতে আসতে হয়। সম্ভব হলে শুক্রবারে ইন্টারভিউ আয়োজন করলে আপনি রেসপন্স ও সাকসেস বেশি পাবেন।
৭. প্রার্থী আসামাত্র তাকে রিসিভ করা। সঠিক সময়ে ইন্টারভিউ বোর্ড বসানোর ব্যবস্থা করা। প্রতি প্রার্থীর জন্য একটি নির্দিষ্ট সময় বরাদ্দ করা।৭। চাকরি প্রার্থীদের জন্য হালকা রিফ্রেশমেন্টের ব্যবস্থা করা। যেমন- বিস্কুট, কেক, চা-কফি ইত্যাদি। একাধিক প্রার্থী থাকলে তাদের ভিন্ন ভিন্ন সময়ে ডাকা। যাতে সময়ের অপচয় ও অপেক্ষার সময় কম লাগে।
৮. ইন্টারভিউ খুব লম্বা বা অতি সংক্ষিপ্ত না করা। দীর্ঘ হতে বাধ্য হলে, লাঞ্চ বা ডিনারের ব্যবস্থা করা।
৯. নারী প্রার্থী হলে, তাকে কোনোভাবেই একক ইন্টারভিউয়ারের হাতে না ছাড়া। তাছাড়া তার বিদায়ের সময়টা নিরাপত্তার জন্য হুমকী মনে হলে, সম্ভবমতো গাড়ির ব্যবস্থা করে দেয়া।
১০. প্রার্থীকে ডাকার সময়ই তার সম্ভাব্য জব কন্ডিশন ও পাওনাদির প্যাকেজ নিয়ে ধারনা দিয়ে রাখলে উভয় পক্ষের সময় বাঁচে।
১১. ইন্টারভিউ বোর্ডের সদস্যদের মূল্যায়ন আলাদা আলাদাভাবে ডকুমেন্টেডভাবে নেয়া। তারপর সেটার গড় করা। যাতে কোনো একজনের মূল্যায়ন বেশি প্রাধান্য না পায়।
১. প্রতিষ্ঠানের সব সিভি ও ইন্টারভিউ রেকর্ডের একটি ডাটাবেস মেইনটেইন করা। যাতে অতীতের যেকোনো প্রার্থীর যেকোনো ইন্টারভিউ রেকর্ড যাঁচাই করা যায়। প্রয়োজনে ওয়েবসাইট বা জব পোর্টালের মতো প্রযুক্তির সাহায্য নেয়া যেতে পারে।
১৩. নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে অনির্বাচিতদের মেইলে বা মোবাইলে চাকরি প্রার্থীদের ফিডব্যাক জানানো। সম্ভব হলে তাদের রিজেক্ট হবার কারনসহ। আপনার প্রতিষ্ঠানে যারা চাকরির জন্য যেকোনো মোডে ইন্টারভিউ দেন, তাদের ১০০ ভাগ মানুষকে রিজনেবল সময়ের মধ্যে ন্যুনতম ‘হ্যা’ বা ‘না’ ফলাফল জানিয়ে দেয়া আপনার নৈতিক, পেশাগত, বানিজ্যিক, সামাজিক ও মানবিক বুদ্ধিবৃত্তিক দায়ীত্ব।
আরও ভাল হয়, যদি তাকে হায়ার করবার কারন, বা, না করবার কারন সুন্দর করে তাকে বলে দিতে পারেন।
একজন চাকরি প্রত্যাশীর মানসিক জগতটাকে যদি আপনি এমপ্লয়ার হিসেবে রিড করতে না পারেন (বা রিড করতে না চান), তাহলে আপনার ঘরে ট্যালেন্টের বিচ্ছুরন হবে না। একজন চাকরি প্রত্যাশী ইন্টারভিউ দিতে যাবার সময় ও দিয়ে আসার পরে ঠিক কতটা অ্যাড্রিনালিন রাশে থাকেন, আর কতটা আশায় বুক বাঁধেন, সেটা ফিল করুন।
জব হয়নি, এই জন্য হল না-এইটুকু তথ্য জানাবার মতো সক্ষমতা মনে হয় আপনার আমার থাকেই। সবচেয়ে ভাল হয়, যদি ইন্টারভিউয়ের সময়, বা, সেদিনই ফলাফল দেন। দিনের পর দিন, মাসের পর মাস চলে যায়, ক্যানডিডেট জানেও না, যে, বাঁচল, নাকি মরল। এরপর তারা আমাদেরকে ঠিক কতটা গালাগাল ও অভিশাপ দেন-সেটা যদি ব্যাকস্টেজ হতে জানতেন, তাহলে কলিজা কালি হয়ে যেত।
১৪. বাংলাদেশের রাস্তার ট্রাফিক জ্যামের কথা মাথায় রেখে সময়ানুবর্তিতার বিষয়টিকে যৌক্তিক নজরে দেখা উচিৎ।
১৫. প্রতিটি প্রার্থী, তার বিভাগ, কাজের প্যাটার্ন, পদের ওজনভেদে আলাদা ধরনের প্রশ্নের সমাহার করা উচিত। ইন্টারভিউয়ারেরও যথেষ্ট গবেষনা, পড়াশোনা ও বিশ্লেষনের দরকার আছে।
১৬.ইন্টারভিউ চলাকালীন স্মার্টফোন বাধ্যতামূলকভাবে বন্ধ করানো। আর যাতে প্রার্থীরা রিটেন দেবার সময় ফোনে কথা বলতে বা প্রশ্নপত্রের ছবি তুলতে না পারেন, তা নিশ্চিত করা।
স্বীকার করতে দ্বিধা নেই, যে, আমাদের প্রচুর wrong hire হয়।
এই ভুলটি হবার অন্যতম মুখ্য কারন হল, আমাদের wrong approach in job assessment. Viva তে ঠাস ঠাস করে সব প্রশ্নের নিখূঁততম উত্তর দিতে পারাই হল topmost employability feature-এই ভুল এপ্রোচটাই ভুল বাছাইয়ের অন্যতম বড় কারন।
আজ একটি পুরোনো সত্য, নতুন করে অনুধাবন করলাম।
আপনি যখন চাকরির ইন্টারভিউয়ার; তখন সামনে বসা চাকরি প্রত্যাশীকে প্রশ্ন তো করবেন।
কিন্তু প্রশ্নোত্তর পর্বের আদলে না হয়ে সেটি ডায়ালগ, বা আড্ডা বা ঘরোয়া বৈঠকের আদলে হলে আপনার লাভ বেশি।
টাস টাস করে প্রশ্ন করে তার সঠিক উত্তরের জন্য হেডমাস্টারের মতো সিনা টান করে বসে না থেকে বরং ইন্টারভিউইকে উত্তরটি সাজাতে, বানাতে সামান্য সাহায্য করলে আপনার লাভ বেশি।
১০০ ভাগ প্রশ্নের ১০০ ভাগ সঠিক উত্তরদাতার চেয়ে আপনার তাকে বেশি দরকার, যে ১০০ ভাগ প্রশ্নের ১০০ ভাগই নিজের মতো ব্যাখ্যা করে উত্তর দিতে পারে। গৃহশিক্ষকের মতো ছাত্রের পড়া মুখস্ত ধরা নয়, বরং কৌতুহলি ছাত্রের মতো করে তার সাথে কথা বললে, প্রশ্ন করলে আপনার লাভ বেশি।
আপনি কথা কম বলে তাকে বেশি বলতে দিন। আপনি যা খুঁজছেন, তা তার মধ্যে না থাকলেও, তার মধ্যে যা আছে যা আপনি খুঁজছেন না, সেটা তাকে প্রকাশ করতে দিন।
INTERVIEW কোনো INTERROGATION নয়।
ইন্টারভিউ (ভাইবা)কে ইনটারোগেশনে রুপান্তর করবেন না। ভাল ইন্টারভিউ না দিলে যেমন চাকরি পাব না; তেমনি ভাল ইন্টারভিউ না নিলে ভাল লোক পাব না। ভাল ইন্টারভিউ না দেবার, তথা ভাল ইন্টারভিউই না পাবার প্রচুর পোস্টতো আমরা দেখি। ভাল ইন্টারভিউয়ার না পাবার, তথা ভাল ইন্টারভিউ না পাবার পোস্ট কি আমরা খুব দেখি? দেখি না মানে কিন্তু এই নয়, যে জিনিসটা নেই। দেখি না, কারন, চাকরিপ্রত্যাশীদের সাহস হবে না, প্রকাশ্যে তার ইন্টারভিউয়ারদের নিয়ে লেখার, আর লিখে মার্কেটে তার বাদবাকি সম্ভাব্য এমপ্লয়ারকে চটানোর।
ভাল ইন্টারভিউ নেয়ার ওপর রীতিমতো একটা বই লেখা যাবে।
ভাল ইন্টারভিউয়ের জন্য সেট প্রশ্ন থাকা দরকার। ইন্টারভিউ (ভাইবা) বোর্ডে একেকজন ইন্টারভিউয়ার নিজের মনের মাধুরি মিশিয়ে প্রশ্ন করেন। কোন প্রশ্ন দরকার আছে, কোনটা নেই, কোনটা করা যায়, কোনটা অনুচিত-তার কোনো কোচিং নেই। সবই ইন্টারভিউয়ারের মর্জি। অভিজ্ঞ ও বড় পদাধিকারী-মানেই তিনি ডিফল্ট ইন্টারভিউয়ার ও তুখোড়-এই হল আমাদের ভাবনা।
বাজার হতে ট্যালেন্টেড ক্যানডিডেট খোঁজার কাজ শুরু করবার আগে প্রতিষ্ঠানগুলোর উচিত আগে তার নিজের ঘরে ট্যালেন্টেড ও ফিট ইন্টারভিউয়ার তৈরী করা। সেটা বেশি জরুরী। ইন্টারভিউয়াররা প্রতি দিন, প্রতি মাস, প্রতি ইন্টারভিউতে যতজন যোগ্য লোক সিলেক্ট করেন, সফট ড্রিংকসের পানি অপচয়ের মতো করে, তার দশগুন পরিমানে যোগ্য মানুষকে ভাগিয়ে দেন। শুধুমাত্র তাদের অযোগ্য ইন্টারভিউ প্রসেসের জন্য।
ভাল কথা, কখনো এমন হয়েছে না, যে, আপনি পোস্ট করেছেন MBBS পাস ক্যানডিডেটের জন্য। কিন্তু, সেখানে একজন MBA হোল্ডার আবেদন করে বসে আছেন? কী বললেন, এরকম হয় না? আমার তো ভূড়ি ভূড়ি হয়।
তো, এই যে, MBBS এর পোস্টে MBA যখন আবেদন করে, তখন রাগ হয় না?
কিন্তু, কখনো কি আপনিও একটু চেক ব্যাক বা ঘরে চেক করে দেখেছেন, যে, ওই লোকগুলোকে ভুল পথে চালিত করবার পেছনে আপনাদের চাকরির বিজ্ঞাপনের কোনো দোষ বা দায় আছে কিনা?
সেই বিজ্ঞাপনটা চাকরি প্রত্যাশীদের কাছে খুব প্রাঞ্জলভাবে, স্পষ্টভাবে আপনারা কাকে চান-সেটা তুলে ধরতে পেরেছে কিনা? নাকি বেশি ভাব প্রকাশ করতে ও ধরতে গিয়ে সেটাকে হিব্রু ভাষা অথবা হায়ারোগ্লিফিকস কিংবা বিশুদ্ধ শাস্ত্রীয় সঙ্গীত বানিয়ে ফেলেছেন কিনা।
অবশ্য, আমি এসব কাকে বলছি? আপনি যদি আগেই লোক ঠিক করে রেখে তারপর হালালাইজেশন প্রসেসের জন্য বিজ্ঞাপন দেন, তাহলে তো আমি রীতিমতো হারাম বস্তু নিয়ে ঘাঁটাঘাঁটি করছি।
আমি তো মনে করি, কীভাবে, কীসের ভিত্তিতে জাজমেন্ট হবে তাও ইন্টারভিউয়ারকে সময় নিয়ে আগে শেখাতে হবে।
আপনার ইন্টারভিউ ফাইন্ডিংস, অবজারভেশন ও পারসেপশন সামারি আকারে আপনার ক্যানডিডেটকে ব্রিফ করবার প্রাকটিস আপনার হায়ারিং সাকসেস বৃদ্ধি করবে।
এমনকি, এতে করে আপনার জাজমেন্টে যদি কোনো ভুল থাকে বা গ্যাপ থাকে, সেটা যেমন ক্রস চেক করা যাচ্ছে, তেমনি ভুল সংশোধন করা যাচ্ছে। মানুষকে জাজ করা চাট্টিখানি কথা না। বিষয়টা এত সহজ না। আধাঘন্টার একটি আলোচনা হতে একজন স্ট্রাটেজিস্ট, একজন পলিসি মেকার, ডিরেকশন মেকারের কাবেলিয়াত মেপে ফেলা খুবই দূরহ। তাই, যদি আপনার মূল্যায়ন শেয়ার করেন, বোর্ডেই, তাহলে যদি কোথাও ভুল বোঝাবুঝি বা গ্যাপ অব জাজমেন্ট হয়, সেটাও পুষিয়ে বা সংশোধন করে নেয়ার সুযোগ থাকে।
সবচেয়ে বড় কথা হল, প্রতিষ্ঠানের হায়ারিং সিস্টেম (আসলে এইচ.আরের সবকিছুই) অসংখ্যবার চেক-ব্যাক, ব্যাকফোর্থ, ফিডব্যাক-রিভাইজ-এসবের ভেতর দিয়ে নিয়ে যেতে হবে। এইচ.আর কোনো ল্যাবোরেটরি সায়েন্স না। এটা একটা প্রাকটিসিং আর্ট। ঠেকে, করে, ভুল করে, রি-অ্যাসেস করে করে একটা পারফেক্ট এইচ.আর সিস্টেম ও কালচার গড়ে ওঠে।
ইন্টারভিউ ফেল করাতে নয়, পাশ করাতে বসুন। তাতেই আপনার লাভ।
ইন্টারভিউয়ার হিসেবে নিজেকে লর্ড নয়, জজ নয়, বরং বিপরীতের প্রার্থীকে লর্ড ভাবুন। সে জবের জন্য ঠেকা নয়, বরং আপনি তার সার্ভিস, ট্যালেন্ট পাবার জন্য ঠেকা-এমন মানসিকতা নিয়ে বসুন। আপনারই লাভ হবে।
মি. নূর-ই-আলম ফয়সল এর পরামর্শ: ইন্টারভিউ নেয়ার ক্ষেত্রে ১০ টি করনীয়:
আমরা বেশিরভাগ সময় চাকরি প্রার্থী দের কিভাবে ইন্টারভিউ ফেইস করতে হবে তা নিয়ে বেশি প্রশিক্ষন দিই বা আলোচনা করি। কিন্তু কখনো কি ভেবেছেন , একজন ইন্টারভিউয়ার হিসেবে আপনি কি কি দিকে গুরুত্ব দিবেন? আসুন আজ তা নিয়েই আলোচনা করা যাক-
১. চাকরি প্রার্থীকে জানুন:
চাকরি প্রার্থীকে জানার সবচেয়ে সহজ উপায় হল তার সিভি পর্যালোচনা করা। তার সিভিতেই ফুটে উঠবে তার শিক্ষা, বেড়ে ঊঠা, সামাজিক কার্যক্রমের সাথে তার সম্পৃক্ততা ও আগ্রহ ইত্যাদি। যে ব্যপারটি আপনার সবচেয়ে বিশি দেখা উচিৎ তা হল শুন্য পদের জন্য সে কতটুকু যোগ্য।
২. ধীরে চলা নীতি:
চাকরি প্রার্থীকে কোন প্রশ্ন করার আগে ধীরে চলা নীতি অনুসরণ করুন। তাকে চাকুরি নিয়ে কোন প্রশ্ন করার আগে ব্যক্তিগত প্রশ্ন করতে পারেন। যেমনঃ “আপনার এখানে আসতে কোন সমস্যা হয়নি তো?” কিংবা- আমাদের অফিস খুঁজে পেতে কোন সমস্যা হয় নি তো? আপনার এমন আন্তরিক প্রশ্ন শুনে চাকরি প্রার্থী একাধারে আপনার সাথে আন্তরিক হবে এবং আপনাকে আপন ভাবতে শুরু করবে। ফলে তার জড়তা কেটে যাবে।
৩. খোলামেলা প্রশ্ন করুন:
প্রথমেই চাকরি প্রার্থীকে “হাঁ” বা “না” কিংবা এক বা দু শব্দে উত্তর করা যায় এ জাতীয় প্রশ্ন করবেন না। কারন সে প্রথমেই এসব প্রশ্ন আপনার থেকে আশা করে না। যেমন ধরুন- “ আপনার বর্তমান চাকুরিতে আপনি কোন পদবী তে আছেন?” তা না জিজ্ঞেস করে তাকে জিজ্ঞেস করতে পারেন- “ আপনার বর্তমান চাকরি সম্পর্কে কিছু বলুন”।
৪. মনোযোগ সহকারে শুনুন:
অনেকেই চাকরি প্রার্থী কি উত্তর দিচ্ছে তা না শুনেই এমন একটা প্রশ্ন করেন যা চাকুরি প্রার্থী তার উত্তরে আগেই বলেছিলেন। এসব ক্ষেত্রে চাকরি প্রার্থী বিব্রত বোধ করেন। তিনি মনে করেন আপনি তার কথার গুরুত্ব দিচ্ছেন না। এতে করে সে আপনার সম্পর্কে নেতিবাচক মনোভাব পোষণ করবে। আপনার প্রতিষ্ঠান সম্পর্কে সে নেতিবাচক ধারনা পোষণ করবে। এ ক্ষেত্রে তার কথা শেষ হওয়া পর্যন্ত অপেক্ষা করুন এবং তাকে ধন্যবাদ দিয়ে পরবর্তী প্রশ্ন করুন।
৫. একগ্লাস পানি রাখুন:
অনেক সময় চাকরি প্রার্থী অজানা কারনেই ঘাবড়ে যান। এ সময় তাকে একগ্লাস পানি অফার করুন দেখবেন তা টনিকের মত কাজ করবে। তার টেনশন দূর হবে। সে আপনার সাথে কথা বলতে সাচ্ছন্দ বোধ করবে।
৬. একান্ত ব্যক্তিগত / পারিবারিক প্রশ্ন করা থেকে বিরত থাকুন:
অনেক সময় ব্যক্তিগত অথবা পারিবারিক প্রশ্ন করলে চাকরি প্রার্থী বিব্রত বোধ করেন। ধরুন, আপনি একটি বহুজাতিক কোম্পানীর মানবসম্পদ বিভাগে আছেন। আপনি চাকরি প্রার্থীকে জিজ্ঞেস করলেন- “ আপনার বাবা কি করেন?” উত্তরে তার বাবা একজন রিক্সা চালক এটা তিনি আপনাকে বলতে খানিকটা বিব্রত বোধ করতে পারেন। মনে রাখবেন, আপনি চাকরি প্রার্থী কে নির্বাচন করতে এসেছেন যেখানে তার মেধা আর যোগ্যতাই আপনার মাপকাঠি হওয়া জরুরী। পারিবারিক ইতিহাস নয়।
৭. তাকে সন্মান করুন:
চাকরি প্রার্থীকে কোন প্রশ্ন করা হলে যদি তিনি ভুল উত্তর দেন, তবে তাকে এমন কথা বলবেন না, যাতে সে অপমান বোধ করেন। তাকে আপনি আন্তরিকতার সাথে সঠিক উত্তর টি বলে দিন যাতে করে সে আপনার প্রতি কৃতজ্ঞ থাকে। এতে করে সে ব্যক্তিগত ভাবে আপনাকে সম্মান করবে আর আপনার প্রতিষ্ঠানের ব্যপারে ইতিবাচক ধারনা পোষণ করবে।
৮. বেতন ও অন্যান্য ভাতা স্পষ্ট ভাবে শেয়ার করুন:
আমি ব্যক্তিগত ভাবে অনেকের কাছ থেকে জেনেছি বিভিন্ন চাকরি প্রার্থী তার ইন্টারভিউতে কোম্পানীর প্রদত্ত বেতনাদি ও অন্যান্য যাবতীয় সুবিধা সম্পর্কে অস্পষ্ট ধারনা নিয়ে অথবা নিজস্ব কল্পনাপ্রসুত ধারনা নিয়ে চাকুরিতে যোগদান করে। বেশির ভাগ সময় অনভিজ্ঞ চাকরি প্রার্থীদের ক্ষেত্রেই এমন টা বেশি হয়। একজন ইন্টারভিউয়ারের উচিৎ চাকরি প্রার্থীকে তার প্রতিষ্ঠানের সকল সুযোগ সুবিধাদি স্পষ্ট ভাবে জানিয়ে দেয়া অথবা চাকরি প্রার্থীকে বলা যে, তার কোন বিষয় সম্পর্কে কোনরূপ জিজ্ঞাসা আছে কিনা।
৯. ইন্টারভিউয়ের ফলাফল দেয়ার তারিখ জানান:
বেশির ভাগ সময় ইন্টারভিউয়ের ফলাফল জানতে চাকরি প্রার্থী প্রায়ই প্রতিষ্ঠানে ফোন করে। এতে করে একদিকে আপনার যেমন সময় নষ্ট হয় কিংবা বিরক্ত হন অন্যদিকে চাকরি প্রার্থী আশায় চেয়ে থাকে কখন আপনার অফিস থেকে একটা কল করে তাকে জানানো হবে তার ইন্টারভিউয়ের ফলাফল। এই বিড়ম্বনা থেকে মুক্তি পেতে আপনি ইন্টারভিউয়ের দিন স্পষ্ট করে জানিয়ে দিন কবে আপনি ফলাফল দেবেন এবং কি পদ্ধতিতে তা দিবেন। এতে করে আপনার মুল্যবান সময় যেমন নষ্ট হবে না তেমনি চাকরি প্রার্থী তার ফলাফলের জন্য অযথা প্রহর গুনবে না।
১০. “রিজেক্ট মেইল” দিন:
আপনি চাইলে ইন্টারভিউয়ের যে কোন ধাপে বাদ পড়া চাকরি প্রার্থীদের “রিজেক্ট মেইল” দিতে পারেন। তবে এ ক্ষেত্রে অবশ্যই মনে রাখবেন “রিজেক্ট মেইল” যাতে পজিটিভলি লেখা হয়। এতে করে আপনার কোম্পানীর ইমেজ অনেক খানি বৃদ্ধি পাবে। (এ লেখাটি লেখকের একান্তই নিজস্ব মতামত। ব্যক্তি, স্থান, প্রতিষ্ঠান ভেদে এর ব্যতিক্রম হওয়াটাই স্বাভাবিক)
মি. মোঃ শরিফুল হাসান এর পরামর্শ: ইন্টারভিউ নেয়ার সময় যে মারাত্মক ভুলগুলো আপনি করছেন:
ইন্টারভিউ নেয়াটা একটা আর্ট। কিন্তু আমরা ক’জন ভালোভাবে এই কাজটুকু করছি? প্রিয় ইন্টারভিউয়ার, আসুন দেখা যাক, জেনে বা না জেনে, ইন্টারভিউ নেয়ার ক্ষেত্রে আপনি নিচের ভুলগুলো করছেন কি না।
আপনার হোমওয়ার্ক নেই, আপনি সঠিক মানুষগুলোকে ডাকছেন না
একটি সিনিয়র পজিশনে লোক নেবেন, কিন্তু আপনি নিজে সিভি সর্টিং করছেন না। ইন্টারভিউ-এর সময় প্রাথমিক শর্টলিস্টিং বা সিভি সর্টিং খুব গুরুত্বপূর্ণ একটি ব্যাপার। কিন্তু আমাদের দেশের প্র্যাকটিসটি অনুযায়ি, আপনি এই সিভি সর্টিং-এর কাজগুলো প্রায় সময়েই করান আপনার অধীনে থাকা অফিসার বা এক্সেকিউটিভ লেভেলের কাউকে দিয়ে। এক্ষেত্রে তারা গতবাঁধা কিছু প্যারামিটার ব্যবহার করে আপনাকে কিছু সিভি বেছে দেয়। খুব বেশী সম্ভাবনা হল, আপনি সঠিক সিভিগুলো পাননি। এজন্যে ঐ অফিসার বা এক্সেকিউটিভকে দোষ দিয়ে কোনো লাভ নেই। কাজটি যদি হাইলি টেকনিক্যাল জব হয়, তবে একজন জুনিয়র মানবসম্পদ কর্মকর্তার পক্ষে ভালোভাবে সিভি সর্ট করার যোগ্যতা থাকার কথাও না।
আমার পরিচিত একজন গ্রামীনফোনের মানবসম্পদ কর্মকর্তা একটি গার্মেন্টস ফ্যাক্টরীর ওয়েলফেয়ার পদের জন্য ডাক পেয়েছিলেন। কৌতুহলবশতঃ তিনি সেই ইন্টারভিউ-এ গিয়েছিলেন, চাকরিটাও পেয়েছিলেন, তাকে বেতন অফার করা হয়েছিল ৮০০০ টাকা।
তিনি আসার সময় সেই ফ্যাক্টরীর ব্যবস্থাপনা পরিচালককে খুব ভদ্রভাবে যারা সিভি সর্ট করেন, তাদের ঠিকমত প্রশিক্ষন দেয়ার পরামর্শ দিয়ে এসেছিলেন।
আপনি সিভিগুলো পড়ার প্রয়োজন বোধ করেন না
আপনার কাছে কোনো একটি পজিশনের জন্য বেশ কয়েকটি সিভি জমা পড়েছে, কিন্তু সময়ের কিংবা ইচ্ছাশক্তির অভাবে আপনি সিভিগুলো ভালোভাবে পড়েন নি, পড়ার প্রয়োজন বোধ করেন নি কিংবা শুধু একবার চোখ বুলিয়েছেন মাত্র। শুরুতেই আপনি কিন্তু হেরে গিয়েছেন। আপনাকে বুঝতে হবে, ইন্টারভিউ একটা নেগোশিয়েশন প্রসেস। আপনি যার সাথে নেগোশিয়েট করছেন, তার সম্পর্কে যত কম জানবেন, নেগোশিয়েশনে হেরে যাওয়ার সম্ভাবনা আপনার তত বেশী। এছাড়াও, প্রার্থীকে ভাল মত যাচাই করাটাও আপনার জন্য কঠিন হয়ে পড়লো।
যে কাজের জন্য আপনি লোক নিচ্ছেন, সেই কাজটি সম্পর্কে আপনার কোনো ধারনা নেই
আপনি মানব সম্পদ প্রফেশনাল, কিন্তু আপনি এমন কোনো পজিশনরে প্রার্থীর ইন্টারভিউ নিচ্ছেন, যে পজিশনরে কাজটা আপনার এক্তিয়ারের বাইরে। এক্ষেত্রে আপনাকে অবশ্যই প্রাথমিক জ্ঞানটুকু থাকতে হবে। সবচেয়ে ভালো হয় আপনি ঐ ডিপার্টমেন্টের অন্য কোনো একজনকে সাথে রাখুন।
ইন্টারভিউ দিতে আসা মানুষগুলোকে আপ্যায়ন করার কোনো উপায় আপনার জানা নেই
একজন চাকরিপ্রার্থী আপনার প্রতিষ্ঠানের একজন সম্ভাব্য কর্মী, আপনার একজন সম্ভাব্য কলিগ। অথচ আপনি ইন্টারভিউ-এর জন্য তাকে ডেকে ঘন্টার পর ঘন্টা বসিয়ে রাখেন, তাকে ভালোভাবে সম্ভাষন করে করেন না, তাকে এক কাপ চা বা এক গ্লাস পানি অফার করা তো দুরের কথা। একবার ভাবুন তো, তাকে আপনি কি মেসেজটি পৌঁছে দিচ্ছেন?
আপনি আপনার প্রতিষ্ঠানকে সঠিকভাবে রিপ্রেজেন্ট করতে পারছেন না
একজন যখন আপনার কাছে ইন্টারভিউ দিতে আসছে, তখন তার চোখে আপনিই আপনার প্রতিষ্ঠান। আপনার আচরন, আপনার কথাবার্তা, আপনার পোষাক সবই আপনার প্রতিষ্ঠানকে, আপনার প্রতিষ্ঠানের কালচার বা কাজের পরিবেশকে রিপ্রেজেন্ট করে।
আপনি নিজের প্রতিষ্ঠান সম্পর্কে সঠিক তথ্যটি দিচ্ছেন না
জগৎ টি খুবই ছোট। সবাই আল্টিমেটলি সব কিছু জেনে যায়। একজন চাকরিপ্রার্থীকে বোকা মনে করার কোনো কারন নেই। তিনি এখানে আসার আগে আপনার প্রতিষ্ঠান সম্পর্কে সব ধরনের খোঁজ খবর নিয়ে এসেছেন, এটা মনে করাই বুদ্ধিমানের কাজ। অথচ আপনি তাকে আপনার প্রতিষ্ঠান সম্পর্কে ভুল বা মিথ্যা তথ্য দিয়েচছেন বা সত্য গোপন করেছেন। এটা কখনই করবেন না। মনে রাখবেন, একজন সত্যিকারের প্রফেশনালের কাছে সততার মূল্য অনেক বেশী।
আপনি সঠিক প্রশ্নটি করার যোগ্যতা রাখেন না
চাকরিও আছে, আছে যোগ্য প্রার্থীও, কিন্তু বিশ্বাস করুন, শুধু সঠিক প্রশ্নটি না করতে পারার কারনে আপনি সঠিক লোকটিকে বেছে নিতে পারছেন না। এমন অনেক রিক্রুটার আছেন, যারা এমনকি কোন পজিশনের বা ডেজিগনেশনের প্রার্থীকে কোন লেভেলের প্রশ্ন করা উচিৎ সেই জ্ঞানটুকুও রাখেননা।
একটা উদাহরন দেয়া যাক। একজন মানব সম্পদ প্রফেশনাল গিয়েছিলেন একটি প্রতিষ্ঠানে মহাব্যবস্থাপক পদে ইন্টারভিউ দেয়ার জন্য। তাকে প্রশ্ন করা হয়েছিল একটি এমএসডিএস (ম্যাটারিয়াল সেইফটি ডেটা শিট) তৈরী করতে হলে কি কি লিখতে হয়। আরো একটি প্রশ্ন ছিল ম্যাটার্নিটি বেনেফিট ক্যালকুলেশন করার নিয়ম কি। তিনি প্রত্যুত্তরে প্রশ্ন করেছিলেন ঐ প্রতিষ্ঠানে মহাব্যবস্থাপকদের দিয়ে কি ওয়েলফেয়ার অফিসারের কাজ করানো হয় কি না।
আপনি অসম্মানজনক ও বোকার মত প্রশ্ন করেন দ্যাটস রাইট। কথাটা শুনতে খারাপ শোনালেও ব্যাপারটি সত্যি। আমাদের সবচেয়ে বড় সমস্যা হল আমরা ট্রেন্ড সম্পর্কে উদাসিন। আমাদের মনে রাখতে হবে এটা ২০১৭ সাল। এখন দায়িত্বশীল কোনো প্রতিষ্ঠানে “আপনার সবচেয়ে বড় দূর্বলতা কোনটি” কিংবা “আপনার বেতন কত”- এরকম প্রশ্ন করা অনুচিত বলে মনে করা হয়। মনে রাখতে হবে, কেউই নিজের দূর্বলতার কথা বলতে পছন্দ করেনা। আর প্রার্থীর বেতন জানতে চাওয়া আপনার অধিকারের মধ্যে পড়েনা, আপনি বড়জোর তার এক্সপেকটেশনের কথা জানতে চাইতে পারেন।
আপনি নিজেকে সবজান্তা হিসেবে জাহির করতে পছন্দ করেন কিন্তু ব্যাপারটা হল, কেউই সবজান্তাদের পছন্দ করেনা সাধারনত। আপনি আজ ইন্টারভিউ নিচ্ছেন বলেই এটা ভাবার কোনো কারন নেই আপনি চাকরিপ্রার্থীর চেয়ে বেশী যোগ্য বা বেশী জানেন।
ইন্টারভিউ একটি দ্বিমূখী ব্যাপার – এটা আপনি বুঝতে অক্ষম আপনাকে বুঝতে হবে, আপনি একজন যোগ্য কাজের লোককে খুঁজছেন আর একজন যোগ্য লোকের চাকরির অভাব হয়না। আপনাকে এটাও বুঝতে হবে, ইন্টারভিউ কখনও একজনের হয়না। কথাটার মানে হল, আপনি যেমন চাকরিপ্রার্থীকে যাচাই করছেন, তিনিও আপনাকে এবং সেই সাথে আপনার প্রতিষ্ঠানকে যাচাই করছেন। ইন্টারভিউ একটি দ্বিমূখী প্রক্রিয়া। একজন ভালো কর্মী একটি প্রতিষ্ঠানের প্রানভোমরা। ইট, সিমেন্ট বা চেয়ার/টেবিল/কম্পিউটার দিয়ে কোনো প্রতিষ্ঠান গড়ে ওঠেনা, একটি প্রতিষ্ঠানকে তিলে তিলে গড়ে তোলে এর যোগ্য কর্মীরা। তাই সঠিক কর্মী নির্বাচন একটি প্রতিষ্ঠান গড়ার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ন একটা ধাপ। এই ধাপটি যাদের দ্বারা নিয়ন্ত্রিত হয় তাদের কাঁধে একটা গুরুদায়িত্ব থাকে। এই দায়িত্ব পালনে উপরের ভুলগুলো করার মাশুল দিতে হয় অনেক বড় আকারে, তাই এই ভুলগুলো করা যাবে না একেবারেই।
#InterviewingNorms #InterviewingEtiquette #InterviewingProtocol #TechniquesOfInterview #GoodInterview #CompetencyBasedInterview #ConductingInterview #CompetenceAssessment