এই প্রশ্নটির দু’রকম উত্তর হতে পারে। প্রথমত এই তিনটি বিভাগই যেকোনো প্রতিষ্ঠানের বিশেষত গার্মেন্টস প্রতিষ্ঠানের জন্য খুবই ভাইটাল ডিপার্টমেন্ট। যেকোনোটির ব্যর্থতা বা সাফল্য কোম্পানীকে সমুন্নত বা ধ্বংস করতে সক্ষম। কোনোটিকে বাদ দিয়ে কোনোটি সফল হয় না। একটা সময়ে বিশেষত গার্মেন্টস প্রতিষ্ঠানে এডমিন বা পার্সোনেল ডিপার্টমেন্টের ধারনা হতেই ধারাবাহিক উত্তরনের ভিতর দিয়ে এইচআর ডিপার্টমেন্টের আবির্ভাব হয়।
আর সম্মিলিতভাবে এই দুটি বিভাগসহ সার্বিকভাবে কোম্পানীর এইচআর, এডমিনিসট্রেশনের কাজের মধ্যে প্রচুর মিল রয়েছে। বাস্তবে এই দুটি বিভাগকে সমন্বয় করে চলতে হয়। নন-গার্মেন্ট প্রতিষ্ঠানে অবশ্য এডমিন ও এইচআরের কাজের মধ্যে বেশ পার্থক্য রয়েছে। কমপ্লায়েন্স বিভাগ বিশেষ করে গার্মেন্টস প্রতিষ্ঠানে একটি বাধ্যতামূলক বিভাগ। নন-গার্মেন্টসে এটির অস্তিত্ব এখনো ততটা চোখে পড়ে না।
তাই এই তিনটি বিভাগের একত্রে থাকা উচিৎ নাকি আলাদা সেই প্রশ্নটির তাৎপর্য মূলত গার্মেন্টস সেক্টরের জন্য তাৎপর্যপূর্ণ। তিনটি বিভাগ যদি একত্রে একটি বিভাগ হয় এবং একই বিভাগের অধীনে পৃথক পৃথক জব ডেসক্রিপশন ও টিওআর নির্ধারন করে দিয়ে যদি আলাদা পর্যাপ্ত ও ওই বিশেষ কাজে দক্ষ কর্মী নিয়োজিত করা হয় মানে পিওর এইচআর দেখবে এইচআর অফিসার, কমপ্লায়েন্স দেখবে কমপ্লায়েন্স অফিসার তবে এই কম্বিনেশন সবচেয়ে ভাল। কারন এতে এই তিনটি ইন্টিগ্রেটেড উইং এর সর্বোচ্চ সমন্বয় ও কন্টোল বজায় রাখা যায়।
তবে বিপরীত দিকে যদি কোম্পানী মনে করে এই তিনটি বিশাল ও ভাইটাল উইং একত্রে থাকলে কাজের লোড বেশি হয়, ক্রস ডিপার্টমেন্টাল মনিটরিং এর সুযোগ কমে যায়, কাজের স্পেশালাইজেশন কমে যায়, জবাবদিহীতা কমে যায়, তবে সেখানে নির্দিষ্ট জব ও টিওআর নির্ধারন করে দিয়ে তিনটি আলাদা বিভাগ হতে পারে। কিন্তু সেক্ষেত্রে কোম্পানীকে নিশ্চিৎ করতে হবে যে, ওই তিনটি পৃথক বিভাগ তাদের নিজেদের মধ্যে খুব ভাল সমন্বয় বজায় রেখে চলবে। তবে এক্ষেত্রেও একটি কাজ করা যায়। তা হল, তিন বিভাগের অর্গানোগ্রামে আলাদা অফিসার, ম্যানেজার, সাপোর্ট স্টাফ দিয়ে একজন কম্বাইন্ড জিএম রাখা যায় যিনি আলাদা তিনটি উইংয়ের একক বস হবেন। মূল বিষয় হল তিনটি বিভাগকে খুব ইনটেনসিভ ও ক্লোজলি কাজ করতে হয়। কারন এদের সবার কাজ ইন্টিগ্রেটেড ও কমোন।
HR এর মতো প্রচন্ড ডায়নামিক একটি বিভাগ, এবং, Administration, Accounts এর মতো স্ট্যাটিক, মেথডিক ও ব্যুরোক্রেটিক দুটি বিভাগ-এই আন্তঃনির্ভরশীল বিভাগগুলোর সিংক্রোনাইজেশন, কোলাবোরেশন খুব টাফ একটা চ্যালেঞ্জ। এই তিন বিভাগকে যেখানে একযোগে কাজ করতে হয়-তাদের জন্য সুষম সমন্বয় একটি ইউটোপিয়া হয়ে দাড়ায়।
এইচ.আর কাজ করে প্রতিষ্ঠানের সবচেয়ে ডায়নামিক ও ভোলাটাইল একটি আসপেক্ট বা অবজেক্ট নিয়ে, যে কারনে তার তাত্বিক চরিত্র ও ডিসকোর্স খুবই ডায়নামিক হতে বাধ্য। অন্য দুটি আবার তাদের নিজস্ব প্যাটার্নের কারনে স্ট্যাটিক, ব্যুরোক্রেটিক ও মেথডিক হয়ে থাকে।
এই তিনটি টিমকে যখন একসাথে কোলাবোরেট ও ইনটারেকট করতে হয়, তখন খুব বিপত্তি বাধে। কারন, হিউম্যান মাইন্ড, হিউম্যান নিড, হিউম্যান সাইকোলজি এর কোনোটাই গৎবাঁধা ও বিধিবদ্ধ পথে হাঁটতে চায় না। ডাইভারসিটি এবং ডায়নামিজমের প্রভাব এখানে বিপুল। এইচ.আর চায় ডায়নামিক্যালি হ্যান্ডেল করতে। বাকি দুই সহযোগী বিভাগকে আবার তাদের আইন, বিধান, নিয়ম, সিস্টেম, কোড মানতে হয়। ফলে হিউম্যান মাইন্ড/নিড আর প্রাতিষ্ঠানিক নিয়ম-দুয়ের সমন্বয় করে কর্মীদের ডিল করা টাফ হয়ে দাড়ায়।
ডায়নামিজম নিডের বিপুল চাপ ও বাস্তবতার নিরীখে এইচ.আরকে দ্রূত, সহজ, বিকল্প, স্ট্র্যাটেজিক কমপ্রোমাইজ, ম্যানেজড, অ্যাডজাস্টেড সিদ্ধান্ত নিতে হয়। কেস বেসিসে। অবস্থাদৃষ্টে। কিন্তু, সেটা আবার নিজস্ব বিভাগীয় SOP’র কারনে প্রশাসন ও একাউন্টস একই ডায়নামিজম নিয়ে ছাড় করতে পারবে না। সেটা তাদের রিয়েলিটি। ফলে, সাফার করে কর্মীরা। একইসাথে, বিজনেস ইটসেলফ প্রচন্ড ডায়নামিজম চায়। তাকে প্রাধান্য দিতে, কর্মীদের নিত্য নতুন ইস্যুকে প্রাধান্য দিতে সবসময় রিজিড নিয়ম ফলো করা টাফ। ফলে সমস্যায় পড়েন যারা বাস্তবায়নের দায়ীত্বে থাকেন, তারা, আর সাধারন কর্মীরা।
HR সবার আগে চিন্তা করে What do people want
Administration সবার আগে ভাববে What does the code say
Accounts সবার আগে ভাববে What does the book say
হুবহু একই না হলেও সমস্যার আরও একটি দিক আছে।
আমাদের দেশে অনেক প্রতিষ্ঠানেই এইচ.আর ও প্রশাসন যৌথ টিম হয়। এরকম সেটআপে এইচ.আরের টপ বা মিড পজিশনে যখন রিটায়ার্ড সাবেক কর্মকর্তাদের সরাসরি বসানো হয়, যারা আজীবন ফৌজি কমান্ড বা সরকারী এশট্যাবলিশমেন্টের ব্যুরোক্রেটিক আনুগত্য চর্চা ও ভোগ করে এসেছেন, তাদের সাথে প্রফেশনালদের ক্লাশ দেখা দেয়। আমি অনেক প্রতিষ্ঠানে এটা হতে দেখেছি, যেখানে একজন সিজনড প্রফেশনালের টিম তার সাথে দারুনভাবে সিংকড হয়ে কাজ করছিলেন। হঠাৎ বস বদল হল। একজন ‘সাবেক’ সেখানে দায়ীত্ব পেলেন। ওনার রেজিমেন্টাল ও মেথডিক স্টাইল তার বাকি টিম নিতে পারে না। ওনাকে ট্রান্সলেট করতে পারে না। ওনার সাথে এলাইন হতে পারে না। উনিও সহজ হতে পারেন না, ডায়নামিক হতে পারেন না। ওনারও দোষ না। টিমেরও না। দোষটা ওপরওয়ালার, যিনি বা যারা তাকে এই রোলে বসিয়ে দেবার আগে এই সমস্যার পরিপ্রেক্ষিত ও সম্ভাব্য সমাধান ভেবে নেননি। হ্যান্ড ট্রিমারে যদি জাগুয়ারের মোটর লাগিয়ে দেন, তাহলে তো এটা ঘটবেই।
ওনারা এসেছেন একটা রিজিড, স্ট্যাটিক এবং মেথডিক লিগ্যাসি ও ব্যাকগ্রাউন্ড হতে। ওনারা রিজিড মাইন্ডসেট ও মেথডিক হতে বাধ্য। ওভাবেই তাদের গ্রুম করা হয়। রেজিমেন্টাল ও ব্যুরোক্রেটিক স্টাইলেই তাদের চলতে হয়েছে দীর্ঘকাল। ওভাবে কাজ করাই তাদের কাম্য প্যাটার্ন।
কিন্তু, সমস্যা হয়, যখন তাদের ডায়নামিজম মাস্ট-এমন একটা চ্যানেলের দায়ীত্বের মুখে বসানো হয়। ডায়নামিজম নিডের সাথে ব্যুরোক্রেসির একটা ক্লাশ দেখা দেয়। হিউম্যান নিড ও এভারচেঞ্জিং রিয়েলিটির বিপরীতে নিয়ম, কোড ও শাসন দিয়ে সেটাকে ডিল করাটা বারবার এসে পড়বেই। পাশাপাশি বাদবাকি পজিশনগুলোতে যেসব গ্রুমড ও সিজনড প্রফেশনাল কাজ করেন, তারাও ওনার সাথে সমন্বয় ও সিংক্রোনাইজ করতে সমস্যায় পড়েন।
এই বাস্তব সমস্যাকে রিয়েলাইজ, রিকগনাইজ, ডিফাইন, এক্সপ্লেইন, ট্রান্সলেট, অ্যাকট করে যদি স্ট্র্যাটেজি, পলিসি, SOP, কালচার গ্রো না করা হয়, বিজনেস মুখ থুবড়ে পড়বে তিনের অন্তঃর্দ্বন্দ্বে।
একটা জলজ্যান্ত বাস্তব ও চাক্ষুষ উদাহরণ দিই:
একটি অফিসে কোনো চা খাবার ব্যবস্থা নেই। তো, কর্মীরা অফিস আওয়ারে নিজের নিজের মতো করে বাইরের টং দোকানে চা খেতে যান। এতে তাদের সময় ব্যয় হয়, বাড়তি টাকা খরচ হয়, স্বাস্থ্য ঝুঁকি আছে। তথ্য পাচারও হয়।
এই ঘটনা রিপোর্ট হল।
এই ঘটনাকে কারো ব্রেক অব ডিসিপ্লিন বা ব্রেক অব ডিসেন্সি হিসেবেও দেখা যায়।
আবার, এই ঘটনাকে কারো গ্রীভ্যান্স হিসেবেও দেখানো যায়।
এই ঘটনা শুনে অ্যাডমিন বলল, “কে কে অফিস আওয়ারে বাইরে যায়, সিসি ক্যামেরায় দেখো, লিস্ট করো, তাদের প্রথমে বকে দাও, লাগলে দুটো কষে দাও।”
এই ঘটনা শুনে অ্যাকাউন্টস বলল, “এই ঘটনার আলাপ কোনোভাবেই অফিসে চা সার্ভ করবার আলোচনায় গড়ানোর মওকা নেই। ফান্ড নেই এজন্য।”
এই ঘটনা শুনে এইচ.আরের বলার কথা, “এরকম মধ্যযুগীয় কায়দা এখনো বজায় আছে কেন? এরকম কন্ডিশনে যে কর্মীকে থ্রো করা হয়েছে, সেটার জন্য আগে রিগ্রেট করো। তারপর, ফান্ড ও অন্যান্য যা দরকার-তার ডিপ এনালিসিস করো, সম্ভব হলে ভেতরে টি-স্টল বসাও। একদম কিছু না পারলে চায়ের দোকানটার একটা ইনওয়ার্ড কাউন্টার করো, আর অফিস হতে হঠাৎ হঠাৎ রেইড দিয়ে সেটার কোয়ালিটি মেক শিওর করো।
মওলানা রুমির একটা শায়ের শুনেছিলাম,
”আজীবন আমি ঘোলা আয়না পরিষ্কার করে গেলাম। অথচ ময়লা ছিল আমার মুখমন্ডলে (আয়নায় নয়)।”
হিউম্যান আসপেক্ট ম্যাটারস। পিপলস মাইন্ডসেট ম্যাটারস। বিজনেস আসপেক্ট ম্যাটারস।
#SeparateHRAdmin #decentralizationofHR #separationofHR #departmentalization